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三、如何在Office 365 上进行多人在线编辑同一个文档

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发表于 2018-7-18 11:09:12 | 显示全部楼层 |阅读模式

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如何在Office 365 上进行多人在线编辑同一个文档,接下来我要实现多人编辑同一个Excel文件,这里以Source.xlsx为例,右键选择共享

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设置共享权限以及共享给谁

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权限有如下,如果是发送给别人看,就选择任何人(可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员),也可以设置特定用户(可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接)或者现有访问权限者,公司中的用户(可向组织中的所有人授予访问该链接的权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接);默认情况下,“允许编辑”处于打开状态。若希望他人仅查看文件,请取消选中该复选框(如果您要共享给外部没有Office 365账号的人进行下载,那么请选择“任何人”,但默认共享给任何人是出于安全考虑未开启的,因此Office 365管理员是需要设置才能开启,详细设置参见该文章最后)

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如果要共享给更多的用户就在“添加邮件(可选)“那输入其他用户地址

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最后点击发送或者复制链接即可

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那么在B用户中登录网页版后可以在“与我共享”中看到A用户共享给B用户的该文件

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那么A用户可以在网页版打开该文档进行在线编辑

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A用户在线打开了,不要关闭

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接下来B用户也点击该文件在线打开

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也打开了,不要关闭

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B用户开始在线编辑这个文档,点击“编辑工作簿”

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B用户开始录入数据青椒了

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这时A用户那边也开始编辑,点击“编辑工作簿”

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可以看到B用户录入的数据以及右上角显示的状态是B用户也在编辑

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当B用户开始编辑青椒下面的单元格A10时,A用户看到A10单元格变成了红色填充,表示这个单元格被B用户锁定了,A用户无法编辑这个单元格,只有当B用户不再编辑该单元格时才会被释放给其他用户编辑

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当然A用户可以点击这个锁定的红色单元格进行查看是谁正在编辑这个单元格

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每一个用户都有一个颜色来区别谁正在编辑哪个单元格

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当然B用户也可以看到A用户正在编辑哪个单元格,这里A用户是蓝色为标识的

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在线编辑同一个文档的任何一个用户编辑完成后直接关闭该页面就可以了,因为录入是实时保存显示给其他用户的。

接下来有人要问,在Excel中是可以进行复杂的多表格链接数据进行多表数据调用的,比如在这里Source.xlsx作为源表,我再新建一个work的新excel文件。那么是否可以在work.xlsx中调用source.xlsx的数据呢?这里A用户新建一个work.xlsx的文件

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编辑该工作簿文档,制作一些公式 ,我先利用本地Office程序同时打开OneDrive里的2个excel文件source和work  

把光标定位在需要展示数据的单元格中,比如这里是B2,在单元格中输入“=vl”,然后会自动提示出VLOOKUP函数,选择第一列中需要匹配数据的单元格A2,只选中一个就可以,然后输入英文状态下的逗号“,”返回到Source表,框柱全部产品和单价内容,因为我们要返回的是Source表中第二列的单价信息,所以在公式中再输入“2,”(逗号是英文的)(ps:提示信息让我们选择“TRUE”或“FALSE”,不用选,直接按回车键就可以)按下回车键之后,展示出匹配到数据.(可以参考https://jingyan.baidu.com/article/36d6ed1f7461981bcf488327.html

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下面在D2编辑B2乘以C2的公式

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因为本地OneDrive里用本地Office程序打开是自动保存的,当然稳妥期间还是可以点下保存按钮,接着把2个excel都关闭

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再次从新打开work文件(未打开source文件),这时可以看到该表中链接的其他表格的数据提示是否更新

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可以根据您实际的业务场景点击更新或者不更新,这里我点击更新,可以看到实际上excel还是会在后台悄悄的打开source文件

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但“正在打开Source.xlsx”只是一个显示进度,实际并未在本地客户端打开Source的表格文件。

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接下里我再次关闭work文件,打开source文件,修改土豆的单价保存后关闭

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重新打开work文件(不打开source文件),提示是否更新,此时还是4元单价

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点击更新后变了

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那么网页的在线编辑模式打开work文件是否还可以进行多人编辑呢?还是按照之前的方法,先把work文件共享给B用户(因为work表是连接了source表的内容,因此如果B用户要参与编辑work表,那么一定要把源表Source共享给B用户,否则B用户打开work表会提示打不开Source表导致数据无法更新),然后A用户先打开work文件

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提示看到了外部链接被禁用了,当前的链接的数据可以被显示,但不能被编辑和更新,否则公式会丢失,因此网页版多人在线编辑这样的文档是有问题的,失败,那么利用本地Office应用程序是否可以搞定呢?

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A用户先打开work表格文件,并点击更新,work文件不关闭

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接下来B用户从网页OneDrive中利用本地Office应用程序打开work文件

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接下来会自动启动本地office程序打开这个文件

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可以启用内容,多人也可以看到A用户正在编辑占用的B2单元格为蓝色,右上角也有A用户的头像(蓝色A圆圈)

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启用内容后会询问您是否信任文档,点击是

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信任后A用户会看到需要刷新的提示,并且看到B用户的参与编辑图标

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点击刷新后,A用户也需要点击启用内容

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选择是

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B用户也会看到同样的需要刷新启用内容的提示,全部点击启用和是即可,最后A用户和B用户都可以同时编辑该work文档并看到对方正在锁定编辑的单元格

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       需要注意的时采取本地Office程序实现多人编辑同一个文档时建议都各自需要点保存按钮,确保各自录入的数据正确录入且保存好。  

在共享文档的时候我们是否可以利用本地计算机的OneDrive客户端获取到别人共享给自己的文档方便的本地化操作呢?答案是可以的。但只能同步共享文件夹到本地计算机OneDrive文件夹里而不能同步单个文件到本地计算机OneDrive文件夹里

比如A用户是文件的上传者,A用户在本地的OneDrive文件夹里新建一个文件夹名称是“共享文档”,然后把之前的Source和work文件移动到这个“共享文档”文件夹里

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接着A用户共享这个“共享文档”文件夹

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共享给B用户

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B用户可以在网页版OneDrive的与我共享中看到A用户共享给自己的文件夹,这里B用户点击进入这个“共享文档”文件夹

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进入后不要选择任何一个文档,会看到同步按钮

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点击同步按钮会出现“立即同步”对话框,点击立即同步按钮

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会自动调用出本地OneDrive客户端进行同步到本地,点击“开始同步”(如果没有弹出或调用出如下对话框,请换个浏览器再试下)

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此时B用户的计算机会创建一个新的OneDrive同步文件夹“A用户-共享文档”,这里面就是A用户共享给B用户的所有文档文件,这里B用户就可以像操作本地文件一样利用本地Office程序打开编辑这些文档文件了。

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当A用户对这个文件夹添加或删除新的文件时,例如A用户又移动2个文档进“共享文档”文件夹,等待自动同步完成(文件夹出现绿色小勾符号)

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那么B用户的本地客户端OneDrive文件夹自动同步成功后也会看到A用户放进来的这2个新文档并可以打开编辑

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当A和B都同时利用本地Office程序打开编辑同一个OneDrive里的共享文档里的某一个文件进行编辑时,请务必检查A和B用户的OneDrive客户端如下选项是否勾选,否则彼此看不到对方的编辑状态实现共同编辑一个文档的协助效果(建议使用最新版本的Office程序)  

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其次我这里只是拿vlookup公式来举例,如果您自己测试从本地计算机把类似这样关联的2张表复制或上传到OneDrive发现无法更新或者更新后看到的是“#VALUE!”,那说明您的表有些问题,需要同时打开所有关联的表(例如同时打开Source和work表)才能正常显示更新。  

       对于这种垮多个表关系的EXCEL文件,建议以文件夹共享的方式共享给企业其他用户,不建议单个文件的方式进行共享,否则会出现无法打开或打开数据错误的问题。  

接下来我们再看看PPT的多人在线编辑,当A用户打开了文档,B用户打开同一个文档时默认是只读状态,B用户需要直接点击“编辑演示文稿”才能进行多人编辑同一个文档

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下面是A用户看到的界面

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同理B用户看到的界面,编辑和锁定的部分和A用户恰好相反,但PPT的多人编辑是以锁定编辑框为目标的,当然也就可以出现多个用户编辑同一页PPT的不同编辑框。  

最后我们再看看WORD的多人在线编辑,当A用户打开了文档,B用户打开同一个文档时默认是只读状态,B用户需要直接点击“编辑文档”才能进行多人编辑同一个文档

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下面是A用户看到的界面

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同理B用户看到的界面,编辑和锁定的部分和A用户恰好相反,但Word的多人编辑不会锁定章节和内容,都是以编辑的所在光标位置决定用户的动作的,当然也就可以出现多个用户编辑同一行的多处位置。

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共享给“任何人”默认是灰色不可以点选的:

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如果要开启共享给“任何人”的权限,管理员首先点开“管理中心”——“Sharepoint”

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接下来点击共享,设置相应的权限就OK了

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